Penyedia layanan gratis SIMPAN dokumen secara online dari Google, menjadikan dokumen siap dibawa kemana-mana tanpa beban, dan saatnya beralih ke dokumen digital.

Bukan masalah gratis saja tetapi lebih dari itu, kita bisa membuka dokumen yang kita simpan di mana saja dan kapan saja secara online atau secara daring (tersambung dengan jaringan internet), dengan mudah.
Cukup dengan satu akun Google Anda sudah bisa menggunakan Google Drive ini. Bagi Anda yang belum pernah menggunakannya di sini Kissparry bakal memandu Anda, sampai mahir.
Hanya sayangnya dokumen yang bisa di simpan di Google Drive adalah dokumen elektronik, sehingga kita harus memindai (men-scan) semua dokumen yang biasanya berbentuk lembaran kertas, seperti surat penting, foto dan lainnya.

Dokumentasi

Dokumen apa yang bisa di simpan oleh Google Drive. Anda mungkin bertanya-tanya seperti ini, boleh saja, oleh sebab itu Kissparry perlu menjelaskan sesuai dengan pengalaman penggunaan Google Drive selama ini.
Hampir semua dokumen elektronik bisa di simpan di dalam Google Drive, bisa saja saya katakan semua dokumen elektronik, tetapi disebutkan hampir karena meskipun bisa semua, tetapi kami sarankan jangan asal simpan, silakan sesuai dengan porsinya.
Adakalanya dokumen elektronik selanjutnya saya sebut dengan file, karena memang sebutannya seperti itu.
Sekedar tambahan informasi kalau kita menyimpan file ada yang berekstensi (nama belakang dipisahkan dengan tanda titik) doc, docx (file hasil olah kata Microsoft Word dari Microsoft Office), sehingga dengan menyebut file atau files bisa lebih menyeluruh mewakili dokumen di maksud.
Berikut file yang dapat disimpan pada Google Drive, diantaranya.

1. File gambar (jpg, jpeg, gif, pdf, dan lainnya), di dalam menu disebutkan Foto dan Gambar
2. File dokumen hasil pengolah data dan kata, teks (txt, doc, docx, xls, xlsx, dan lainnya), di dalam menu disebutkan Dokumen Teks dan Spreadsheet
3. File presentasi (ppt, pptx), di dalam menu disebutkan Presentasi
4. File Audio dan Video, di dalam menu di sebutkan Audio dan Video

Selain kita bisa mengambil kembali dokumen dari mana saja berada selama terhubung dengan internet,  manfaat lain dari penggunaan Google Drive adalah seperti tersebut di bawah ini.

1. Dokumen bisa dibagikan (di share) kepada orang lain yang dikehendakinya, sehingga ia pun bisa membukanya.
2. Pada dokumen pengolahan kata dan atau angka, kita bisa bekerja bersama-sama atau melakukan perubahan data tersebut, dengan satu dokumen kerja yang tersimpan di Google Drive. Syaratnya dokumen harus dibagikan dan diberi akses untuk bisa mengubah data.
3. Dengan Drive kita bisa membuat folder atau kamar-kamar file, sehingga apabila dokumen yang disimpan dalam jumlah banyak, bisa dipilah-pilah penyimpanannya, misalkan sesuai jenisnya.

Menyiapkan Google Drive

Bagi Anda yang belum memasang Google Drive pada Android HP Anda, maka diperlukan untuk melakukan pemasangan. Caranya adalah sebagai berikut.
Pilih menu Google Play (Play Store) di HP Android Anda, sama halnya Anda yang akan menginstal di laptop, dengan gambar seperti ini
Cari pada aplikasi Google Play dengan kata kunci Google Drive, temukan gambarnya seperti yang ada di bawah ini.
Bila sudah ketemu, klik INSTALL atau PASANG, selama pemasangan program Google Drive bisa Anda menunggunya sebentar, namun lama dan tidaknya waktu yang dibutuhkan tergantung lancar dan tidaknya jaringan internet yang sedang aktif saat itu.
Kalau sudah selesai maka tinggal pilih BUKA dengan meng-klik menu tersebut, maka Anda sebentar lagi sudah masuk ke Google Drive. O.. ya… dengan catatan Anda sudah memiliki akun Google dan sudah pada posisi terbuka, kalau belum maka Anda harus masuk dengan akun Google Anda. Lha kalau belum punya silakan buat atau mendaftarkan terlebih dahulu.
Benar apa yang Kissparry tuliskan di atas, bahwa Google Drive adalah penyimpanan online GRATIS dari Google, terlihat seperti pada gambar di atas.
Oleh sebab itu tunggu apa lagi…. simpan dokumen penting Anda secara online. Ketika Anda bepergian jauh ke Pontianak misalnya tiba-tiba ada yang minta Kartu Keluarga (KK), padahal saat itu tidak membawa, pun tidak membawa laptop, maka Anda tinggal pergi ke warnet terdekat buka Google Drive ambil KK yang sudah tersimpan, kemudian di cetak maka beres sudah permintaan tersebut.
Bagi Anda yang akan memasang Google Drive di laptop atau notebook caranya hampir sama, tanpa membuka Play Store. Carilah download Google Drive dari laptop Anda, dan biasanya sih sudah terpasang.
Apakah data kita aman? Google menjamin keamanan data yang tersimpan disana. Namun, yang namanya gratis kita tetap waspada, terutama saat menggunakan komputer di tempat umum atau persewaan komputer, log-log kita harus kita jaga sendiri.

Menggunakan Google Drive

Ada menu Drive Saya, menu BARU, enaknya mulai dari mana ya? Oke…. setidaknya dengan terinstal/terpasang Google Drive, Anda sudah bisa membuka file pdf Alquran 30 Juz yang Kissparry baru saja bagikan (terbitkan) dalam blog ini.
Cara menggunakan Google Drive yang kemudian Kissparry sebut untuk Google Drive dengan Drive saja, penggunaan di Android hampir sama ketika menggunakan laptop, sehingga tutorial ini juga bisa diterapkan di kedua alat tersebut bahkan lebih dari dua sistem itu. Yang membedakan adalah tampilan menunya.
Syarat yang pertama, kita harus punya akun Google, kalau belum punya buat saja melalui pembuatan email dari Google Mail. Khan sudah disampaikan di atas kalau satu akun Google untuk semua layanan dari Google.
Mudahnya  kita bisa menggunakan akun facebook kita, utamanya yang menggunakan @gmail.com atau @gmail.co.id, berarti sudah punya akun Google sehingga tinggal memanfaatkannya (tinggal memakainya), namun untuk akun facebook yang menggunakan bukan @gmail ya harus membuat atau mendaftar dulu.
Di sini akan kami sampaikan penggunaan di laptop atau personal computer dan untuk di handphone silakan menyesuaikan. Hal ini mengingat olah simpan sering dilakukan dengan laptop atau komputer, dan bukan dengan smartphone (dalam hal ini dibalik).
Kita harus membuka akun Google dengan cara login, bisa menggunakan email atau langsung Drive. Ketiklah Google pada peramban Anda. Pilih menu MASUK, setelah itu masuklah melalui akun Google tersebut, untuk bisa masuk Anda harus menyebutkan kata kunci atau password. Bila belum ada dalam daftar akun yang tersedia, silakan pilih Menggunakan Akun Lain..
Setelah memasukkan sandi, silakan klik BERIKUTNYA, kemudian lihat menu atau gambar di sebelah kanan.
Pilihlah Aplikasi DRIVE, setelah itu akan muncul Area Google Drive Anda yang disediakan oleh Google secara GRATIS dalam ruang 15 MB. Ruang itulah yang bisa dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting kita, terutama dokumen mobile agar bisa dibuka dimana-mana.

• 

Di area kerja drive kita bisa membuat folder baru untuk menampung dokumen-dokumen sejenis. Contoh folder diatas e-Book Islami. Folder adalah ruang untuk penyimpanan dengan karakteristik dokumen tertentu, misal folder IJAZAH yang akan diisi dengan ijazah dan transkrip.
Cara membuat folder baru pilih menu BARU kemudian pilih folder lalu berilah nama folder sesuai kegunaannya untuk memudahkan pencarian.
Untuk mengisi folder yang baru saja dibuat hanya dilakukan dengan langkah sederhana dengan manarik file yang akan kita pindah atau simpan ke arah folder tersebut atau dengan cara meng-copy-nya.
Inilah menu + BARU apabila kita klik akan muncul sub menu seperti di atas.
Anda bisa memindahkan dokumen microsoft office dan sejenisnya ke Drive milik Anda, akan tetapi untuk dapat melakukan perubahan sewaktu menjalankan Drive di Android perlu memasang Google Dokumen untuk editing teks (doc), Google Spreadsheet untuk editing sheet (lembar kerja – seperti xls), dan Google Slide untuk editing slide (powerpoint).

Google Dokumen

Google Dokumen harus dipasang diperuntukkan untuk sarana editing (perbaikan) dokumen Anda terutama yang menggunakan sistem basis Android, sedangkan untuk microsoft saat instalasi Drive untuk Google Dokumen sudah terpasang.

Google Spreadsheet

Google Spreadsheet harus dipasang diperuntukkan untuk sarana editing (perbaikan) lembar kerja terutama yang menggunakan sistem basis Android, sedangkan untuk microsoft saat instalasi Drive untuk Google Spreadsheet sudah terpasang.
Cara-cara pengoperasian Google Spreadsheet hampir sama seperti Microsoft Excel. File XLSX Anda dapat ditransfer ke Drive dan diedit dengan Google Spreadsheet. Juga sebaliknya Google Spreadsheet jika dapat dipindah ke XLSX.
Cara mentrasfer cukup klik dan tarik, (buka melalui File Explore atau sejenisnya), masukkan ke file folder Drive. Setelah itu bukalah xlsx Anda dengan Google Spreadsheet.

Google Slide

Google Slide diperuntukkan untuk sarana editing (perbaikan) dokumen presentasi terutama yang menggunakan sistem basis Android, harus memasangnya, sedangkan untuk microsoft saat instalasi Drive untuk Google Slide sudah terpasang.

Google Formulir

Google Formulir digunakan untuk membuat/editing formulir, kita bisa membuat formulir isian, dan tunggu edisi selanjutnya tentang formulir ini.
Untuk pengoperasian Google Formulir lebih spesifik untuk membuat isian formulir, misalnya untuk isian formulir kontak, formulir komplain dan lain-lainnya.

---

Berani Mencoba

Terpenting bagi Anda yang belum familiar dengan Google Drive harus mencoba-coba agar lancar.
Google Dokumen seperti halnya Microsoft Word atau pengolah word (kata) sejenis, Google Spreadsheet seperti halnya Microsoft Excel atau sejenis. Sedangkan Google Slide seperti halnya dengan Microsoft Power Point atau sejenisnya.

---

Dokumen di Drive dapat Dibagikan

Dokumen yang disimpan pada Drive dapat dibagikan kepada orang lain melalui akun mereka dengan tujuan kerja bareng, atau sekadar membagi biar dapat dilihat oleh akun-akun yang dibagi.
Caranya :
Buka dokumen yang akan dibagi, kemudian klik BAGIKAN di kanan atas, dan akan dibagi kepada siapa saja.

Cara membagi dengan menuliskan alamat email-nya, lihat contoh di atas, kemudian yang diberi akses itu dapat melakukan apa saja

• Dapat mengedit, berarti dapat memperbaiki data dengan menambah atau mengurangi, biasanya ini digunakan untuk hal pekerjaan.
• Dapat komentar, berarti hanya bisa memberi komentar pada area yang dikehendaki
• Dapat melihat, berarti mereka hanya bisa melihat saja, inipun sudah cukup karena dokumen bisa di unduh untuk disimpan kembali.
• Jangan lupa pembagian perlu disetel agar yang akan mengunduh tidak perlu login Google.

Cara membagi yang pertama dilakukan adalah mencari atau meminta alamat linknya, selengkapnya cara membagi akan dibahas tersendiri.

---

Baca Juga : Lanjutan, cara membagi Dokumen tersimpan di Google Diver, Cara Membagikan Dokumen dengan Google Drive

---

Google Drive untuk Dokumen Penting

Dokumen penting seperti ijazah, KTP, NPWP, dan lainnya dapat disimpan di Google Drive, apa aman? semoga aman. Karena saya juga menyimpan dokumen itu disini, termasuk dokumen kepegawaian.
Contohnya ketika saya datang ke BRI untuk buka tabungan, dimintai foto kopi NPWP, maka saya tidak perlu pulang, cukup buka Drive dari smartphone kemudian dikirim ke email petugas, dan dicetak maka beres.
Dokumen-dokumen seperti ini sebaiknya dibuatkan folder atau kamar sendiri agar mudah mencarinya.
Selamat mencoba, semoga bermanfaat.